Besonders in ländlicher Region ist es oft schwierig und teilweise unmöglich Exkursionen zu Museen mit dem öffentlichen Nahverkehr durchzuführen. Die Organisation verursacht einen zusätzlichen Arbeitsaufwand und hohe Kosten für den Bustransfer. Häufig sind die regionalen Museumsangebote auch nicht bekannt.

Beim Projekt Museumsbus erfolgt die Buchung der museumspädagogischen Angebote über einen Projektkoordinator. Alle Absprachen mit dem Museum und die Beauftragung eines Busunternehmens werden von ihm übernommen. Die Fahrtkosten werden vom LEADER geförderten Projekt finanziert, sodass neben eventuellen Eintrittspreisen keine weiteren Kosten für die Schulklassen entstehen.